Projektorganisation: Tipps um Projekte erfolgreich organisieren zu können!

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Ein Team zu leiten und dabei täglich Fortschritte in diversen Projekten verbuchen zu können, ist nicht der einfachste Job. Die Projektorganisation ist dabei das A und O, um produktiv zu arbeiten und den Überblick nicht zu verlieren.

Hier stelle ich dir die 7 besten Tipps zur täglichen Projektorganisation vor, sodass bei deinem nächsten Projekt nichts schiefgehen kann!

Tipp 1: Baue eine Basis für dein Projekt

Die tägliche Organisation ist wichtig, doch schwer effektiv umzusetzen, wenn die Basis nicht aufgebaut wurde. Stelle daher sicher, dass du noch vor Antritt des Projekts einen Projektstrukturplan, sowie konkrete Ziele und Deadlines definiert hast.

Deadlines sind hierbei besonders wichtig, da diese zeigen, welche Ziele zu welchen Zeitpunkten erreicht werden sollten und demnach dem ganzen Projekt eine Struktur geben. Diese Struktur kannst du dann für deine tägliche Projektorganisation nutzen, indem du einen Plan erstellst, wie du auf diese Deadlines täglich hinarbeiten kannst.

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Tipp 2: Optimiere deine Kommunikation im Team

Die Kommunikation ist extrem wichtig, aus diesem Grund empfehle ich Kommunikationstools. Eines der bekanntesten Tools ist hierbei Slack. Bei Slack kannst du diverse Gruppen aufbauen und untereinander schnell und einfach Nachrichten austauschen, sowie Meetings starten.

Dabei sollten verschiedene Abteilungen des Teams, eigene Gruppen erstellen, um Fragen und Probleme schnell aus der Welt zu schaffen.Wichtig ist genau zu definieren welche Person im Team, welche Aufgabe übernimmt und diese umsetzt. Baue klare Strukturen auf und versuche die Misskommunikation zu vermeiden.

Beginne beispielsweise den Arbeitstag mit der Einteilung von Aufgaben und kontrolliere am Ende des Tages, welche Aufgaben beendet wurden und welche mehr Zeit benötigen. So bekommst du auch ein Gefühl für die Schnelligkeit des Teams und den potenziellen Problemen,die aufkommen können.

Tipp 3: Immer den Überblick behalten mit passenden Tools

Sich durch eine Excel Tabelle nach der anderen kämpfen zu müssen ist ein absoluter Albtraum im Projektmanagement, daher solltest du auf passende Tools setzen. Dabei gibt es reihenweise gute Möglichkeiten, seien es kostenlose oder kostenpflichtige Tools.

Ein kostenloses Tool, welches ich empfehle kann ist zum Beispiel „Wrike“, hier kannst du mit diversen Vorlagen, Diagrammen und übersichtlichen Tabellen, täglich die Ziele definieren und diese mit deinem Team teilen. Dieses Tool bietet ebenfalls eine kostenpflichtige Version an, die sinnvoll ist, wenn dein Team größer als 5 Personen ist.

Als Gegensatz zu der kostenlosen Version von „Wrike“, gibt es auch kostenpflichtige Tools, wie Taskworld. Hier werden viele wichtige Aspekte der Projektorganisation verbunden, wie die vereinfachte Kommunikation, die Zeitplanung und die allgemeine Zusammenarbeit im Team.

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Die tägliche Projektorganisation sollte optimalerweise an einem Ort stattfinden. Das bedeutet, jeder Mitarbeiter arbeitet mit dem gleichen Tool, sodass übersichtlich dargestellt wird, wie weit das Projekt fortgeschritten ist und welche Arbeitsschritte noch umgesetzt werden müssen.

Tipp 4: „Work smarter not harder“

Diese englische Phrase „Work smarter not harder“, sollte an erster Stelle stehen, wenn es um die tägliche Organisation deines Projekts geht. Betreibe Brainstorming und nutze eine Mind Map, um genau zu definieren, wie dein Projekt aufgebaut ist und welche Punkte Überarbeitung benötigen.

Gibt es Stellen, die du beispielsweise durch die Nutzung von Tools oder Outsourcingvereinfachen kannst? Was sind die Zeitfresser in deinem Projekt und gibt es Möglichkeiten, diesen zeitlichen Aufwand zu vermindern?

Tipp 5: Sei offen für neue Wege und implementiere diese

Es kommen täglich neue Mittel und Wege auf den Markt, um dein Projektmanagement umzusetzen. Seien es Kommunikationstools, neue Optionen einen Projektzeitplan zu konstruieren, neue Strategien für die Umsetzung von Aufgaben- und Projektplanung, etc. Bleibe demnach auf dem Laufenden, welche Möglichkeiten es gibt und sei offen diese neuen Wege in deinem eigenen Projekt zu implementieren.

Oftmals gewöhnen wir uns schnell an unseren Arbeitsalltag, wissen wie wir unsere Tools nutzen müssen, doch zugleich vergessen wir, dass wir offen für neue Methoden sein sollten. Ein Weg, um immer auf dem Laufenden zu bleiben, ist sich bei verschiedenen E-Mail Listen anzumelden, beispielsweise von Braintool oder Appvizer. So bekommst du die neuesten Informationen ganz gemütlich in deine Inbox.

Tipp 6: Nutze Outsourcing Strategien

Ziehe in Erwägung, dass nicht jede Arbeit auch von dir oder deinem Team übernommen werden muss. Du hast die Option gewisse Arbeiten an beispielsweise Freelancer aus diversen Bereichen abzugeben.

Dies ist sehr oft im Bereich IT und bei der Texterstellung der Fall. Gerade solche Bereiche beanspruchen viel Zeit durch Recherche, der Erstellung von Texten und der Überarbeitung, sodass es sinnvoll ist Texter und Ghostwriter für gewisse Jobs zu engagieren.

Tipp 7: Eliminiere Ablenkungen

Zu deinen täglichen Aufgaben bei der Projektorganisation, sollte nicht nur die Optimierung des Arbeitsalltags gehören, sondern zugleich auch das Eliminieren von Ablenkungen. Wer produktiv und effektiv arbeiten möchte, sollte die Möglichkeit haben, sich in Ruhe auf das Projekt konzentrieren zu können.

Neben einem guten und angenehmen Arbeitsumfeld, gibt es auch Apps und Tools, die beispielsweise Internetseiten für einen gewissen Zeitraum blockieren, sodass diese nicht zur Ablenkung genutzt werden können. Apps wie „Forest“ und „Study Bunny“können beispielsweise für das Handy genutzt werden. Diese blockieren die Handynutzung für einen von Ihnen bestimmten Zeitraum.

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