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So kannst du deine Zeit effektiv nutzen

In diesem Artikel möchte ich dir zeigen, wie ich es geschafft habe, 90 % meiner Arbeitszeit fokussiert und diszipliniert zu arbeiten, um so in der gleichen Zeit einen deutlich größeren Output zu generieren.

Ich kenne dein Problem! Du bist unkonzentriert, nicht diszipliniert und hast keinen Fokus auf das, was wichtig ist. Die Tatsache, dass du diesen Artikel während deiner Arbeitszeit liest, beweist es.

Viele Onliner mit denen ich spreche fragen mich, wie ich es schaffe, eine so große Schlagzahl an Projekten zu bearbeiten. Wenn ich Ihnen dann sage, dass ich in der Regel „nur“ von 8.30 Uhr bis 15.00 Uhr arbeite und danach meine Freizeit genieße, sind sie noch verdutzter. Wie ich das mache? Im Grunde sind es effektives Zeitmanagement, Arbeitsplatzhygiene und vor allem Fokussierung. In diesem Artikel geh ich diese 3 Standbeine mal durch.

Zeitmanagement:

Zeit ist die wertvollste Ressource die du hast. Verbring den Großteil deiner Zeit lieber mit Dingen, die es wert sind, wie deiner Familie oder Freunden. Aber wie kommt man dahin? Das ist sehr einfach: Setz dir feste, normale Arbeitszeiten. Man liest immer und überall was vom „hustlen“. In meinen Augen ist es kein Zeichen von Motivation, wenn man 24/7 nur am hustlen ist. Ziel soll es doch sein, zu arbeiten um gutes Geld zu verdienen, welches man dann auch ausgeben kann und zwar eben in seiner Freizeit.

Hierfür habe ich mir feste Regeln aufgestellt:

  1. Feste Arbeitszeiten (08:30 Uhr – 15:00 Uhr), Ausnahmen gibt es max. 1 x die Woche. Wenn du dir einen festen Zeitrahmen steckst, musst du die geplanten Aufgaben innerhalb dieser Zeit schaffen. Limitierung und Verknappung schafft Effizienz 😀 Du wärst erstaunt, wie effektiv du sein könntest, wenn du für 5 fest definierte Aufgaben 7,5 Stunden Zeit hast.
  2. Keine Arbeit am Sonntag!!!
  3. Keine Arbeit im Urlaub (okay, hier bin auch ich noch nicht voll angekommen)
  4. Aufgabenplanung: Eines der wichtigsten Bestandteile von effektivem Zeitmanagement ist die Planung deiner Aufgaben. Arbeite nicht einfach in den Tag hinein, sondern steck dir Ziele für den Tag. Unterteilt hierbei in 3 Zeitperioden:
    1. Periode 1: Kommunikation: max. 10 %/Tag
    2. Periode 2: Arbeit: max. 80 %/Tag
    3. Periode 3: Spontanes: max. 10 %/Tag

Kommunikation umfasst hierbei alle Kanäle, also Telefon, Mail, Skype, Facebook, WhatsApp sowie persönliche Gespräche. Die Arbeitszeit ist die Zeit, in der du die zuvor definierten Aufgaben abarbeitest. Und zwar nacheinander! Ich kenne viele, die versucht haben, auf ein organisiertes Arbeiten umzustellen, die aber zwischendrin immer wieder zwischen Aufgaben switchen. Das macht dich ineffektiv. Du benötigst ca. 20 Minuten, um in eine neue Aufgabe reinzukommen, wenn du 4 mal am Tag einfach so die Aufgaben wechselst, weil dir was in den Kopf gekommen ist, verlierst du also 80 Minuten Zeit. Das ist ein Fakt! Spontanes umfasst alles, was über den Tag reinkommt, also dringende Sachen, die der Steuerberater braucht, oder oder oder…

Wichtig: Leg deine Zeit am besten so:

  1. Kommunikation: 5 %
  2. Arbeitszeit: 78 %
  3. Spontanes: 10 %
  4. Kommunikation: 5 %
  5. Arbeitszeit: 2 %

Für den Bereich der Arbeitszeit schreibst du dir in den letzten 2 % des Tages die ToDos für den Folgetag. Wichtig hierbei: Schätzt den Zeitaufwand realistisch ein. Man neigt dazu, sich seinen Tag zu voll zu stopfen und dann nur 60 % zu schaffen. Plan also für alle Aufgaben die du erledigst mindestens die doppelte Zeit von dem ein, die du zuerst im Kopf hast. Achte weiterhin darauf, dass die Aufgaben logisch aufeinander aufbauen.

Arbeitsplatzhygiene:

Studien haben ergeben, dass man an einem „sauberen“ Arbeitsplatz deutlich effektiver arbeitet als an einem Arbeitsplatz, der „chaotisch“ ist. Sorg zu jeder Zeit dafür, dass Zettel abgeheftet, Rechnungen immer direkt bezahlt und verbucht und Arbeitsmaterial immer wieder an die ursprüngliche Stelle zurück gestellt werden. Wenn du mit Kollegen arbeitest, bittet diese, deine Utensilien wieder zurückzugeben und von allein an den richtigen Platz zurückzustellen.

Allein diese paar Sachen steigern deine Effizienz massiv. Und alle, die nun sagen, dass sie im Chaos besser arbeiten können: Ihr belügt euch selber und das wisst ihr auch. Im Grunde ist das eine Ausrede für: Ich hasse Bürokram und Aufräumen.

Fokussierung:

Oh ja. Der Fokus. Ich behaupte, dass 95 % aller Onliner es nicht schaffen, einen ganzen Tag fokussiert zu arbeiten. Es ist natürlich einfach zu sagen, dass Facebook ein Kommunikationskanal ist, den man gleichzeitig zur Recherche nutzt, aber Facebook ist in deinem Arbeitsalltag vor allem eins: Ein Zeitfresser, mit dem du dich ablenken willst. Nicht zwingend bewusst, sondern unterbewusst. genau so sieht es mit anderen Kommunikationskanälen aus. Daher hier meine goldenen Regeln für einen besseren Fokus:

  1. Frühstücke gesund und ausgewogen. Wenn du Hunger hast, kannst du dich nicht so gut konzentrieren. Achte auf ausreichend Kohlenhydrate – das ist der Motor für dein Gehirn!
  2. Facebook nur 10 Minuten am Morgen. Den restlichen Tag schaltest du es aus und lässt es zu.
  3. Handy lautlos und keine Push Benachrichtigungen. Stell für die Personen, die wichtig sind, Regeln ein. Wenn meine Familie anruft (egal ob Oma, Onkel oder Freundin), dann klingelt es direkt bei mir.
  4. Leite dein Telefon zu einer outgesourcten Sekretärin um. Die nimmt deine Anrufe entgegen, entschuldigt dich am Telefon und sagt – je nachdem ie spät es ist – dass du dich um x Uhr meldest (Je nachdem, wann deine Telefonzeit ist)
  5. YouTube: YouTube birgt hohe Gefahren. Lustige Katzenvideos usw. Du weißt selber, wie schnell man in den Strudel gezogen wird.
  6. E-Mails: Lies deine Mails am Morgen und am Abend. Hierfür ist die Kommunikationszeit. Richte dir einen Autoresponder ein, der dem Absender auf freundliche Weise vermittelt, dass du dich (abhängig von der Zeit der Mail) spätestens heute bis 19 Uhr meldest oder eben – wenn die Mail nach Feierabend kam – morgen Früh ab 8.00 Uhr). Wenn du die Menschen, die dir eine Mail schreiben darauf hinweist, dass du für die Antwort etwas Zeit brauchst, sind diese auch nicht pissig, wenn du nicht direkt antwortest, ganz im Gegenteil: Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Kunden auf mich zugekommen sind und sich dafür bedankt haben, dass ich in diesem Bereich so gut organisiert bin.

So. Das waren nun einige Punkte, die ich für mich persönlich erarbeitet habe. Ich selber bin noch dabei, diese umzusetzen, ich bin aber auf einem guten Weg. Setz dir kleine Ziele, dann bist du jedes Mal wieder aufs neue motiviert.


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